O mercado de viagens corporativas continua em crescimento. O setor movimentou, em 2017, R$11,4 bilhões, de acordo com dados da Abracorp (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas) – um aumento de 6,6% em relação ao registrado no ano anterior.

De acordo com Bruno Pain, diretor do VExpenses, aplicativo de gestão de despesas corporativas que conta com mais de 15 mil usuários, organizar uma viagem corporativa requer muita atenção e planejamento do gestor, respeitando as políticas da empresa sem deixar de lado a segurança e a tranquilidade do funcionário.

Quando mal gerenciadas, essas despesas podem trazer dores de cabeça e prejuízos para as empresas, além de desgastes físicos e emocionais para os colaboradores. Diante disso, o especialista listou os cinco principais erros na gestão das viagens e como eles podem ser prevenidos.

Não ter um planejamento

Um dos principais segredos das viagens corporativas é planejar com antecedência. Passagens e hotéis fechados de última hora, por exemplo, podem gerar gastos desnecessários aos negócios. Por isso, é importante que a empresa tenha um documento com os destinos mais frequentados dos seus funcionários, assim como os hotéis com melhor custo-benefício dessas regiões mais visitadas. Agendar todas as viagens que ocorrerão no ano ou no semestre com antecedência, pode ajudar a conseguir preços melhores nas passagens, o que também pode auxiliar os profissionais.

Ter esse planejamento também é importante para tornar o processo de aprovação de gastos dos deslocamentos mais rápido e menos burocrático.

Não contar com uma política de viagens bem definida

Excesso de restrições ou liberdade de gastos são dois dos principais problemas com a gestão dos gastos de viagens corporativas. Por isso, segundo Pain, é importante buscar o equilíbrio. Se a política for muito restritiva, pode engessar os processos, o que dificulta a aprovação dos gastos, trazendo desconforto aos viajantes da empresa.

Oferecer liberdade demais, no entanto, também pode ser ruim, já que pode resultar em custos extras à empresa. "Crie limites de gastos para cada viagem e especifique quais são as principais despesas que serão reembolsadas", orienta o executivo.

Não considerar imprevistos

Toda viagem está sujeita a imprevistos. Por isso, planejar com antecedência também é importante para evitar que eventuais entraves prejudiquem a viagem. "Tentar chegar nos locais com certa antecedência e não agendar eventos e reuniões com horários muito próximos são algumas das dicas. Assim, se algum imprevisto ocorrer, o risco do mesmo atrapalhar toda sua agenda diminui consideravelmente", aponta Pain.

Não adquirir um seguro viagem

É essencial que os funcionários disponham de seguros viagem para arcar com eventuais emergências. Esse fator proporciona mais segurança e tranquilidade aos colaboradores, e também evita que as empresas precisem arcar com os altos custos desses imprevistos. Acidentes, doenças ou qualquer outro tipo de imprevisto podem acontecer. "Nesse caso, é indicado que a empresa conte com uma seguradora parceira", explica Pain.

Não organizar as despesas de forma eficaz

Ter acesso aos comprovantes e notas fiscais de todos os gastos dos colaboradores, assim como ter os mesmos organizados em relatórios, é essencial. Porém, realizar esses processos de forma manual pode gerar erros e desgastes, tanto para as empresas quanto para os funcionários. Nesses casos, a tecnologia pode se tornar uma grande aliada.

Com o aplicativo VExpenses, por exemplo, os viajantes podem tirar fotos dos recibos e incluir os gastos de sua viagens em tempo real, consolidando as despesas em relatórios e enviando aos seus gestores, economizando o tempo gasto com esses processos.

O VExpenses (www.vexpenses.com) é um aplicativo brasileiro que facilita a gestão dos reembolsos de viagens e despesas corporativas. Lançado recentemente no mercado, o app tem mais de 15 mil usuários, 150 empresas cadastradas e soluciona o problema da prestação de contas entre as empresas e colaboradores, proporcionando economia. Além disso, a tecnologia ajuda a evitar fraudes, estabelecer limites de gastos e reduzir a morosidade dos processos com a análise dos relatórios. O app tem disponibilidade para Android e IOS e pode ser baixado gratuitamente.